В соответствии с письмом Федерального казначейства от 27.12.2024 № 07-04-05/11-38757 Управление Федерального казначейства по Краснодарскому краю сообщает следующее.
Федеральное казначейство, являясь аккредитованным удостоверяющим центром в соответствии с частью 1 статьи 15 Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее – Федеральный закон № 63-ФЗ), осуществляет свою деятельность в соответствии с Порядком реализации Федеральным казначейством функций аккредитованного удостоверяющего центра и исполнения его обязанностей, утвержденным приказом Казначейства России от 15.06.2021 № 21н (далее – Порядок). 
В соответствии с пунктом 19 Порядка одновременно с заявлением на выдачу квалифицированного сертификата ключа проверки электронной подписи (далее – Сертификат) представляется документ или сведения, которыми подтверждается замещение должностным лицом государственной должности Российской Федерации, государственной должности субъекта Российской Федерации, должности в государственном органе, органе местного самоуправления, учреждении, подведомственном государственному органу, органу местного самоуправления, организации, определенной в пункте 4 части 3 статьи 17.2 Федерального закона № 63-ФЗ. В качестве документа или сведений, подтверждающих правомочия обращаться за получением Сертификата, могут быть использованы справка с места работы, выписка из трудовой книжки, письмо, подписанное лицом, имеющим право без доверенности действовать от имени юридического лица, копия приказа о приеме на работу, заверенная по ГОСТ Р 7.0.97- 2016, утвержденному приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст, а также иные документы или сведения, предусмотренные нормативными правовыми актами Российской Федерации (далее – документы). Одновременно сообщаем, что требования в отношении сроков заверения копий документов законами Российской Федерации не установлены. В настоящий момент Управлением установлен срок заверения документов 30 календарных дней. Вопрос утверждения сроков заверения документов прорабатывается Федеральным казначейством совместно с Министерством цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации. Согласованная позиция будет опубликована дополнительно.

Управление Федерального казначейства по Краснодарскому краю информирует: в соответствии с п. 17 Приказа Федерального казначейства от 15.06.2021 № 21н «Об утверждении Порядка реализации Федеральным казначейством функций аккредитованного удостоверяющего центра и исполнения его обязанностей» при подаче запросов на получение квалифицированных сертификатов ключей проверки электронной подписи (далее – запрос) посредством портала заявителя информационной системы «Удостоверяющий центр Федерального казначейства» (fzs.roskazna.ru) в поле «Документ или сведения, подтверждающие полномочия получателя сертификата» необходимо присоединять сканированную (электронную) копию документа, которым подтверждается замещение должностным лицом государственной должности Российской Федерации, государственной должности субъекта Российской Федерации, должности в государственном органе, органе местного самоуправления, учреждении, подведомственном государственному органу, органу местного самоуправления, организации, определенными в Федеральном законе от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».
К таким документам относятся:

- приказ (распоряжение, решение и др.) о назначении на должность;

- выписка из приказа (распоряжения, решения и др.) о назначении на должность;

- справка с места работы.

Обращаем Ваше внимание, что согласно пункту 7, подпункту «л»  Порядка: «оператор УЦ Федерального казначейства обязан при обращении за созданием и выдачей сертификатов:

получить от должностного лица, работника организации, представителя государственного органа, органа местного самоуправления, организации подтверждение правомочия обращаться за получением сертификата».

Согласно п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает: слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).

Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии заверяется печатью организации.

Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп».

Согласно п. 2.51 Приказа Федерального архивного агентства от 11 апреля 2018 г. № 44 «Об утверждении Примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях»: «На копиях многостраничных документов отметка о заверении копии проставляется на каждом листе документа или на последнем листе прошитого или скрепленного иным образом документа».

Для подтверждения актуальности сведений, содержащихся в копии (в том числе, в электронной копии) документа дата заверительной записи или дата (выдачи, согласования, утверждения) выписки из приказа, приказа или справки с места работы не должна превышать 30 календарных дней на момент поступления запроса в Удостоверяющий центр Федерального казначейства (далее – УЦ ФК).

Таким образом, сканированная (электронная) копия документа, подтверждающего полномочия получателя сертификата, имеющие дату заверительной записи или дату (выдачи, согласования, утверждения), превышающую 30 календарных дней на момент поступления запроса в УЦ ФК, является неактуальной. Запросы, поступившие в УЦ ФК с 01.07.2024, содержащие неактуальную сканированную копию документа, будут отклонены операторами РЦР и УРЦР – сотрудниками соответствующих Отделов Управления.

Электронная копия справки с места работы заверения не требует, подписывается руководителем (уполномоченным им лицом) или сотрудником отдела кадров с проставлением печати организации, имеет свой регистрационный номер и дату, которая не должна превышать 30 календарных дней на момент поступления запроса в УЦ ФК.

Обращаем внимание, что для запросов юридического лица без ФИО в поле «Документ или сведения, подтверждающие полномочия получателя сертификата» необходимо присоединять сканированную (электронную) копию распорядительного акта юридического лица, который определяет физическое лицо, ответственное за автоматическое создание и (или) автоматическую проверку электронной подписи в информационной системе, и лицо, ответственное за содержание информации, подписываемой данной электронной подписью». В этом случае также распространяется вышеизложенный порядок заверения.

О приказе Федерального казначейства от 28.12.2023 № 26н «Об утверждении Порядка представления доверенностей в случаях, предусмотренных пунктом 2 части 1, пунктом 2 части 3 статьи 17.2 и пунктом 2 статьи 17.3 Федерального закона «Об электронной подписи», и особенностей их хранения в информационных системах, оператором которых является Федеральное казначейство»

В соответствии с вступлением в силу приказа Федерального казначейства от 28.12.2023 № 26н «Об утверждении Порядка представления доверенностей в случаях, предусмотренных пунктом 2 части 1, пунктом 2 части 3 статьи 17.2 и пунктом 2 статьи 17.3 Федерального закона «Об электронной подписи», и особенностей их хранения в информационных системах, оператором которых является Федеральное казначейство», Управление Федерального казначейства сообщает следующее.

Доверенности в электронной форме в машиночитаемом виде и их печатные версии не могут быть использованы в качестве документа, подтверждающего занимаемую должность заявителя, при получении квалифицированных сертификатов ключей электронной подписи в Удостоверяющем центре Федерального казначейства.